NOUVEAU SERVICE – Consultation en administration

Dans une entreprise la personne qui a le poste le plus important est votre adjointe administrative. Une bonne adjointe doit avoir le sens de l’organisation et vous devez avoir une relation de respect et de confiance un envers l’autre. Elle est la personne qui gère le côté administratif de votre entreprise et celle qui coordonne tous vos projets. En d’autres mot elle est votre bras droit.

Avez-vous défini précisément ses tâches ? répond-elle à vos attentes ? Répondez-vous à ses attentes ? Connait-elle des outils de gestion de temps ? Que se passe-t-il lorsqu’elle est absente du bureau ? Avez-vous une bonne communication gestionnaire- adjointe ? Avez-vous de la misère à déléguer des tâches à votre adjointe?

Une adjointe qui se sent appréciée, sera plus productive et prendra à coeur ses tâches quotidiennes. Est-ce que votre adjointe se sent appréciée et supportée par vous? Faites-vous confiance à votre adjointe?

En quoi consiste la consultation?

  • Définir les attentes de l’employeur
    • Délégation des tâches
    • Communication gestionnaire-adjointe
  • Définir les attentes de l’adjointe administrative
    • Aider l’adjointe à découvrir ses capacités globales
    • Communication adjointe-gestionnaire
  • Établir un plan d’intervention
  • Suivi avec l’employeur et son adjointe
  • Organisation du poste «clé» de votre entreprise (optionel)

Marche à suivre:

Évaluer et comprendre

Faire le tour du problème à résoudre : je me rends à votre lieu de travail.  Je fais le point avec vous et votre adjointe séparément pour comprendre vos difficultés, vos envies et besoins. En fin de rendez-vous, je vous remettrais une première série de conseils qui permettent d’améliorer votre situation immédiatement.

Proposer

Suivant notre première consultation, je dresserais une proposition : plan d’intervention, objectifs, interventions complémentaires ainsi qu’une grille d’auto-évaluation.

Certaines parties de l’opération peuvent, à votre choix, être réalisée par vous-même, l’Adjointe nomade ou en équipe. Chacune des étapes est donc évaluée afin que les rôles de chacun soient clairement répartis.

En effet le processus dépend avant tout de vous : certaines étapes peuvent être rapides, d’autres peuvent être plus lentes, selon votre propre rythme, que l’Adjointe nomade respectera toujours.

Évaluer

Consultation pour vérifier que le résultat désiré a été atteint, et apporter des modifications éventuelles. C’est l’occasion de valider ce qui a été fait et d’apporter les touches finales.

Pourquoi demander mon aide?

Je détiens 20 années d’expérience à titre d’adjointe administrative. Mes expériences m’ont permis de développer une solide expertise en organisation. Je suis reconnue pour mes capacités d’analyse et de synthèse, ma vision stratégique, mes valeurs humanistes et mon efficacité.

Mes tâches principales étaient de planifier, organiser et diriger les services administratifs d’une division ainsi que de coordonner et gérer le calendrier du Directeur. J’évaluais les besoins et les problèmes des employés de la Division; je trouvais des solutions pour quelques-uns de ceux-ci afin que le Directeur puisse se concentrer sur ses priorités. J’étais aussi la personne ressource afin de maintenir les relations publiques avec les gestionnaires des bureaux régionaux.

En résumé j’assistais et surveillais le bon fonctionnement des procédures.

J’ai participé dans quelques formations professionnelles pour me perfectionner dans le domaine des relations interpersonnelles et/ou publiques telles que Formation de base au Centre Québécois de la programmation Neurolinguistique, Gestion de conflit, Animation et Éléments de psychologie appliqués au travail (cours Universitaire).

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